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把备忘录装起来职场才更高效

文章发布时间:2015/5/27 4:00:49


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把备忘录装起来职场才更高效

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    高效工作习惯中的“每日备忘录”是引导充分开展有效性行动的重要环节。为了让你的每日备忘录成为一种有用的工具,最好养成习惯,每天早上看看自己记了些什么事情。为了让备忘录真正起到作用,你也要养成一种习惯,把你能想到的、现有的想做或计划立即做的,以及将来要提及的事情都记录在上面。

    每日备忘录只是一种帮助记忆的手段,几乎每个人都会用这种方法提醒自己要做许多事情。比如说,当你在台历上记录了每次看病的时间,那么你就设定了一个备忘录。台历本身就是个备忘录,如果能加以利用,它就会发挥更大功用。但台历毕竟有不便之处:它容量太小,无法把所有事情都记下来。

    1、把备忘录装起来按时间分段放置。

    选择一些大信封、卷宗、档案夹、抽屉或者盒子来做每日备忘录。从1号到30号,从1月到12月,分段加以编号。

    2、养成在固定时间查看备忘录的好习惯。

    为了让每日备忘录成为一种有用工具,你最好养成习惯,每天早上去看看自己记了些什么事情。比如,你决定下个星期二去做头发,不妨在每日备忘录的日期上做个记号。要是你把做头发的时间安排在早上,那么可以在星期一的地方做个机号提醒明日需要早起,然后再移到星期二,以便再提醒一次。

    再例如,你每个月要缴纳2000元的汽车分期付款,那么不妨用付款单或其他东西来提醒自己,早早做好准备按月按时缴纳。又比如说15号有个会议,必须携带一些非常重要的资料。那么把这些文件放进“15”号的文件夹里,在上面注明会议的地点、时间、参加会议的人、性质和原因。也许你偶尔会忘记开会或一时找不到资料,可是只要每天早上检查每日备忘录,你就不会忘掉它们!

    现在知道这个不用把文件堆满办公桌就能记得事情的办法了吧。把这些文件放进文件夹,在你想要使用的时间做个记号并放在醒目或例行性检查的地方。你可以在往后的时间里翻阅这些文件,然后在每个月的1号打开当月文件,按照规定时间将文件放进去。

    3、意想不到的备忘录大用途:节约时间、理性消费、发散思维。

    只要早上花些功夫打开当日卷宗,就可以找到你所要的东西。你会因为按部就班做事而节省大量时间,这些时间都可以用在做其他事情上:在适当的时候你就能知道自己的约会、计划和文件,也用不着分心去做其他事,从而变得相当有效率。

    这个方法也能作为你活动、前进或停滞不前的最佳记录。经过一段时间你可以强烈地感觉到自己在这段时间里的变化。结果可能引到你走向新的目标和方向。

    每日备忘录对你做决定也很有帮助。它能抑制你的冲动,让你明智作出判断。比如说,你接到了一个促销的打印机广告,而你也确实有些心动。不妨把购物表格填好,装进信封,然后把信放在截止期限前一个星期的备忘录里。当时间到了的时候再看表格,也许这个时候你就不觉得它像上次那样吸引你了。

    或者有人想听听你对某件事的看法和建议,这个时候你不用凭空臆测,只要把当下所产生的想法表达出来就可以。隔天,把对这个问题的答案写在每日备忘录上。当你再次看到的时候,借机把原来的判断当成是别人的,重新进行评估和判断。这样做了之后,你会惊异地发现,自己曾经做过多少仓促决定,从而再次深度分析总结这次事件,让思维产生出新火花。

 
    (智通人才网编辑)


 




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