内容所属栏目: > 新闻联播 >

秘书文档处理

文章发布时间:2015/5/27 3:49:57


【宴客菜】上汤娃娃菜《新编十面埋伏》【FLASH绝品音画】如何防止论坛用户滚键盘回复?【十大精华】民国年代的十大爱情人与动物友好相处【20P】

【淡品美女13174】别亏待你的眼睛让眼睛也过把瘾浣犳槸鎴戞斁涓嶄笅鐨勪汉学校教师党的群众路线教育实践活动个人对照检查材料世界小姐风范学校的无线是电信的,照理说我连接的时候点浏览器就会跳出一个让我登陆的页面,可是我的电脑跳不出来怎么办?充电技巧各大国有银行、商业银行信用卡比较与推荐纪录片古墓38部极品美图—摄人魂魄红尘有您,路途何寂?“四风”的主要表现新式50首优雅小提琴曲只为今夜无眠gif动态图片22011全球最美99位女性出炉(组图)【休闲娱乐】孤独是种原始的境界,享受这种境界才是更高的境界揭秘男人最想让女人知道的事?我也需要哄金玉良言收录大全日本劇情片《風邪》世界上最好的枕头【图】手诊全息生物理论怎样炖羊肉汤好吃中国职模大赛十佳模特桂冠蔡玥Viola【合成音画】相思渡口鍏ㄧ悆缁忓吀绠$悊绫讳功绫嶆帹鑽?琴瑟和鸣,心有灵犀

草原天音德德玛歌曲精选◇风华绝代【旗袍秀】<80>◇〖唯美高清旗袍人物素材〗泡菜原料选择及要求琴瑟和鸣,心有灵犀

第四节 文档处理(1

http://book.sina.com.cn 2012053120:11 新浪读书

文档在对外交流中代表着一个公司的形象,也是企业财富的一部分,如何管理好这部分财富是高级文秘的一项重要工作职责。作为公司的一名高级文秘,你所提供出的文档应该具备五个特性:规范性、一致性、完备性、及时性、保密性。

一、文档分类

1.文档的分类方法

常用的文档分类方法有:

按文档载体的不同可分为:电子文档和纸面文档。

按文档所对应的工作性质不同可分为:技术文档、业务文档和行政文档。

技术文档是一个产品的开发、中试、生产、销售及维护等过程中与产品有关的所有记录与资料。

业务文档是辅助产品的开发、中试、生产、销售及维护等环节从而产生的文字资料,如合同书、报价单、宣传资料等。

行政文档是指在公司的行政管理及人事管理中所产生的相关文件,如司发文件、函件,各部门的函件、申请、报告等。

按事件的发展过程进行分类,如开发文档就是将产品的开发进程分为预备立项、总体方案、概要设计、详细设计、内部验收、中试接口、版本维护等,使大家对产品各开发阶段的文档情况一目了然。

按文档的不同功能进行分类,可分为:培训资料、技术资料、物料管理资料、人事管理资料、考勤管理资料、流程规范资料等。

2.文档的分类要求

在几类常用分类方法中,每个高级文秘都应根据部门的实际情况,采用复合分类法,如下页图所示,一级目录按照使用对象来分类;二级目录采用事件的发展过程来分类。

文档一级、二级分类举例

对于业务类的信息,建议先按产品/项目及时间分大类,再结合部门所涉及信息资料的整体情况进行细分。

对于行政类日常信息,可视情况按时间、资料性质、发文单位、接口关系等进行分类。

二、文档存储

1.电子文档

电子文档的保存方法主要利用磁带机备份、光盘刻录、备份存入服务器等方法来实现,方法如下表:

保存方法文件类别要求

磁盘、光盘备份封存。将过一年保存期仍有保存价值的文档。刻入光盘、高容量磁盘,或压缩后存入普通磁盘,在磁盘封面上标注文件名、编号、归档日期、归档人及保存期限,放置在专用文件柜中。

在服务器中备份。经常会查阅的文件。文件保管责任人负责设立权限。

备份存入服务器。将需要保存电子文档。以年度为名称压缩存入服务器中,文件保管责任人设立权限(例如客户信息等重要、绝密文件,一定做好备份,控制文件查阅权限)

电子文档应每月清理,重要文件备份保存。

2.录音文档

录音文档的保存由于其载体的特殊性,则要求保存的时候区别对待。通常在磁带内的附签写明内容主题、发言人员、时间和保存期限,特别需要注意的是录音文档的先后顺序,一般以编号顺序为准。磁带一般保存在保险柜内,避高温、潮湿。

3.纸面文档

(1)纸面文档保存要求

文本文档的保存大多利用文件袋或文件夹。文件袋主要用来保存保密级别在机密以上、保存期限长、不经常取用查询的文件,保存时封口加盖公章;文件夹用于保存查阅较多、保存期不长的文件。

文件保存一年后装订成册,根据公司文件保管期限规定在保存期限内妥善保存。

(2)文件目录的样式及填写要求

文件目录用于介绍文档的内容,对查阅和统计文档数量有重要作用。文件目录应放在首页,填写文件目录时字迹要工整、清楚,便于查阅。文件目录填好后,除放置一份于首页外,还可复制几份,按封订成册文档的排列次序汇编成册,通常叫全引目录,作为检索工具使用。文档目录的项目有:序号、文号、责任人、题名、日期、页号、备注等七项。

第四节 文档处理(2

【工具】

文档目录表

序号文号责任人题名日期页号备注

三、文档查阅

1.文档的索引

(1)文档的检索方法

按事件主题检索法。

即将同一类事件的所有资料名称编在一起。如对某一项目的开局、维护资料,可对每一局的资料集中编制目录,这样的好处是很方便就能了解到某一事件的整体情况。

按部门、机构检索法。

即按文档产生的部门来编制检索目录。这种方法较适合于对司发文件、函件、各部门函件及规章制度的管理。

地区检索法。

即按文档针对的地理位置编制检索目录。如对公司各片区、办事处资料的管理可用这种方法。

作者检索法。

即按文档的不同作者来编制检索目录。

时间检索法。

即按文档产生的时间来编制检索目录。

文号检索法。

公司的文件及函件一般都有唯一的文号,可根据文号在公司文件夹中查找。

(2)文档检索方法的综合运用

同文档的分类方法一样,也不可能只用一种检查方法,就能满足迅速、准确的查找要求,因此也需要综合运用才能达到较好的效果。如:公司文件夹数据库就给出了标题、类别、时间、文号四种检索方法。在按时间检索方式下,又提供了公司文件公司函的按文件类型检索的方法;在文档计划数据库中提供了按产品查询、按部门查询、按作者查询、按编号查询、按阶段查询等检索方法。

高级文秘应对自己经常遇到的查询要求进行分析,在慎重选取上位类的划分标准及下位类的划分标准,并考虑各类目标文件数量的平衡,掌握了各类文件的延伸后,建一套适合自己工作特色的检索方法。

2.迅速找到所需的信息

有需要时,高级文秘应迅速找到所需的信息,并将信息传递给正确的人或位置。可按照部门文档的分类标准寻找所需电子或纸件的信息,并将信息通过电子邮件的方式传递给相关的人或部门,或打印、整理提交给信息的需求人,并附文档查阅登记表,由认可的接受人员或部门进行签收确认。

【工具】

文档查阅登记表

序号文件名查阅页码查阅时间查阅人签名保管人签名

四、文档分装

1.侧脊标签

侧脊标签要求标明文件所属部门、分类名称、文件夹位置编号等。

文档封装

文件侧脊标签模板

侧脊标签适用于文件夹侧脊正中,虚线为裁剪线。

位置编码为粗黑20号,小类名称为粗黑60号,部门名称为楷粗3号。

如小类文件太多,无法装入同一文件夹内,可将文件分拆为多个文件夹,小类名称改为卷名,如小类无法细分,可将小类名称改为中类名称,如工作联络单、会议纪要。

位置编码:存放位置(柜号,以部门全部文件柜计算序号,并标注在文件柜上)+中类+文件夹序号(每一分类重新编号),无重复。如:1-A-11号柜内的行政类管理文件;2-B-22号柜内的人事类考勤文件。

如果文件为保密文件,则必须在侧条上加上机密字样的水印。

2.文件分类标志表

要求粘贴在文件夹正面,标明文件分类名称、放置地点、保管年限、保管责任人。

3.文件夹

一个文件夹里装订的文件量可按实际情况调整。文件夹第一页必须列出文件目录表,保密文件必须列上文件查阅登记表。其他文件按从后到前的顺序装订(最近的文件在最上面)

【工具】

文件目录表

序号文件名日期保密级别页码范围备注

第四节 文档处理(3

http://book.sina.com.cn 2012053120:11 新浪读书

1

2

3

【工具】

保密文件查阅登记表

序号文件名查阅页码查阅时间查阅人签名保管人签名

1

2

3

4.文件袋

部分重要文件或已过一年保存期但仍有保存价值的文件可采用文件袋形式保管。

文件袋正面标签:要求标明文件分类名称、文件编号、卷内备考表。

文件袋反面标签:要求封口处加盖办事处签章,并粘贴文件查阅登记表。

【实例】

文件袋的正反面

五、文档销毁

1.定期核对

高级文秘应定期核对已记录的信息资料,如果发现丢失了信息,应在发放清单和索引目录中查询信息发放对象和信息来源,并以适当的方法恢复。

另外,还应定期检查已经过期的条目,并加以标注,以保证存储信息的及时性,对于过期、作废的文档要定期销毁。

2.销毁文件类型及注意事项

销毁文件分为销毁纸面文件和销毁电子文件两类。

为了便于跟踪和备查,应对销毁的文件予以登记,保存销毁文件清单。

【工具】

销毁文件清单

序号时间文件标题发文部门主要内容备注

1

2

3

电子类文件删除后必须清空回收站。

3.销毁条件

对于以下类型的文件,可予以销毁:

已过保存期限、不用继续保存的文件;

公司指定要销毁的文件;

会议上回收的保密文件;

不需部门存档的保密类文件;

无保存价值的文件(如已处理的传真件)

4.销毁方式

文件的销毁方式主要有以下几种:

用粉碎型碎纸机粉碎(适用于任何纸面文件)

到垃圾处理站监督烧毁(适用于非机密性、量较大的文件)

送造纸厂监督打成纸浆(适用于公司过期宣传资料的销毁)

电子类文件删除后,每三个月必须清空一次回收站。

六、文档保密

1.保密信息

(1)保密信息管理要求

涉及保密性质的信息,要确保信息转发到正确的个人。

绝密、机密、秘密文件的发放应当有记录,必须发至收件人本人,并由收件人亲自签收。

(2)保密文档的管理

保密文档的管理非常重要,如果管理不好造成泄密,会对单位造成重大影响,有时可能要追究泄密者的法律责任,所以一定不能疏忽大意。

(3)保密文档的传递

有些企业的办公地点可能分布在各地,所以对机要文件的外送、部门一般文件的传递、异地出差文档介质携带都要填写相应的表格,按要求在主管签字同意的情况下进行传递。

【工具】

机要文档外送申请表

申请人 工号

申请事项

发送原因

是否与对方签订有保密协议等类似文件:

(注:如签订有保密协议等类似文件则请写出文件名称并将此文件复印附后)

文件名称:

发送形式纸件电子件

发送人账号(若是使用e-mail则填写此项)

接收人账号(若是使用e-mail则填写此项)

产品经理审核日期

部门最高机要人员审批日期

备注

2.版权及知识产权信息

对于涉及版权及知识产权的信息应征得所有人的同意或履行相应的手续后方可发布。

内部公开文件夹可以按部门分发或在公司内部公告栏内发放,也可以在公司内部计算机网络上发布。

绝密、机密文件严禁在计算机网络上发布、公开和发送,秘密文件夹如需要在网络上传送,应得到相应领导的批准。如在NOTES上发布公司技术文件,必须在发文之前由知识产权处进行审查确认可发布后才进行发布。

3.对外合作文档

在对外合作中,如确需要向合作方提供公司保密文件的,应当首先按其保密级别由相应领导书面批准,并在提供前与对方签订保密协议。

 


原文转自紫苏的《The Knitting 1》

原文转自紫苏的《The Knitting 1》



产品广告